Un Sistema de Administración Financiera Integrado (IFMS)
Un Sistema de Administración Financiera Integrado (IFMS por sus siglas en inglés) es una de las más importantes herramientas para una buena administración financiera. Algunos países pueden carecer de los recursos o de la capacidad para instrumentar un auténtico IFMS, tal como se lo describe aquí. Sin embargo, no deben ser disuadidos de establecer cimientos básicos, tales como una contabilidad moderna, administración de efectivo y sistemas de auditoría interna, y construir así, paso a paso, un IFMS.
Un IFMS consiste en un conjunto interrelacionado de subsistemas que planean, procesan e informan sobre recursos, cuantificándolos en términos financieros. Los subsistemas básicos son normalmente la contabilidad, la administración del presupuesto, administración de efectivo, la administración de la deuda y sus controles internos correspondientes.
Otros subsistemas incluidos en ocasiones son: la administración de los cobros y de las cuentas por cobrar, la administración de adquisiciones y proveeduría, el manejo de información, la administración de impuestos y aduanas, la administración de los sistemas de seguridad social y de jubilación, etc., junto con sus propios controles internos.
Uno de los elementos más importantes de un control interno moderno en cualquier organismo de gobierno, es la existencia de una función independiente y profesional de auditoría interna, que constituye, junto con los otros controles internos, una parte integral de un IFMS.
El factor principal de integración del sistema es una base de datos común, única y confiable (o varias bases de datos interconectadas) hacia y de la cual fluye toda la información expresada en términos financieros. A todos los subsistemas, y a todos los usuarios de la información financiera, se les pide que participen compartiendo información común. La validación, clasificación y grabación de información es una función del subsistema de contabilidad, el cual produce informes oportunos sobre la información clasificada para su uso por parte de todos los sistemas, y de otros que usen información financiera.
Un IFMS se puede desarrollar sin importar la estructura específica de una organización, pero es probable que funcione mejor cuando los cuatro subsistemas básicos, contabilidad, administración del presupuesto, administración del efectivo y administración de la deuda, se encuentran estrechamente relacionados con la estructura organizacional, bajo la dirección de un ejecutivo en administración financiera común y calificado profesionalmente.
El fracaso en la integración de información en materia de administración financiera, provoca, tradicionalmente:
. Información fragmentada y no confiable;
. Duplicidades de información difíciles de reconciliar;
. Fracaso en la utilización de resultados concretos en los procesos de planeación y administración del presupuesto;
. Fracaso en el reporte completo y público de los resultados de las operaciones y las condiciones financieras;
. Transacciones fiscales ocultas, incluyendo pasivos contingentes, transacciones cuasi-fiscales, garantías gubernamentales y similares, las que pueden emerger de manera inesperada y ocasionar trastornos fiscales mayores; y
. Énfasis indebido en uno de los componentes de los subsistemas (usualmente en la administración del presupuesto) que tiende a dominar, duplicar y desplazar a los otros.
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